Kepemimpinan Efektif 6: Menyelenggarakan Rapat yang Efektif

Rapat Efektif

photo credit: lenzieusatrip.edublogs.org

Seorang pemimpin pada level apapun memiliki lebih dari satu macam tugas dan kesibukan dimana tidak jarang tiap-tiap kesibukan menuntut adanya rapat, diskusi, koordinasi maupun pertemuan. Karenanya adalah penting bagi seorang pemimpin untuk mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat seefektif mungkin sehingga masih tersedia waktu baginya untuk rapat dan pertemuan lain.

Kunci dari penyelenggaraan rapat yang efektif adalah terlebih dahulu menentukan jenis rapat yang hendak diselenggarakan:

  • Rapat atau pertemuan yang sifatnya sekedar menyampaikan informasi atau pernyataan. Pada rapat ini seorang penanggung jawab harus mempersiapkan draft mengenai apa yang harus disampaikan sekaligus mempersiapkan lembaran salinan (copy) draft tersebut untuk dibagikan kepada peserta rapat.
  • Rapat yang sifatnya mengumumkan sebuah kebijakan, misalnya kebijakan perubahan organisasi. Seusai pengumuman bisa dibuka sesi diskusi namun terbatas pada pembahasan topik utama.
  • Rapat untuk mendengarkan laporan. Laporan harus sudah dipersiapkan dengan baik oleh staf yang bertanggung jawab atas pelaporan. Jika diperlukan diskusi maka materi laporan harus disalin (copy) dan dibagikan kepada setiap peserta rapat.

Mempersiapkan dan menyelenggarakan rapat yang efektif perlu kedispilinan tinggi baik dari pihak penyelenggara maupun peserta rapat. Penting bagi pemimpin untuk menentukan terlebih dahulu jenis rapat seperti apa yang hendak diselenggarakan dan berpatok pada agenda.

Apabila tujuan sebuah rapat sudah terpenuhi/tercapai maka sesegera mungkin rapat ditutup. Seorang pemimpin yang efektif tidak akan pernah mengangkat topik baru di luar agenda baik selama rapat maupun setelah agenda rapat terpenuhi.

Pemimpin efektif memiliki kemampuan menyederhanakan agenda sekaligus menunda agenda berdasar skala prioritas.

Menyelenggarakan rapat efektif adalah penting, namun melaksanakan hasil putusan rapat juga sama pentingnya.

Salah satu CEO yang terkenal sangat efektif dalam menyelenggarakan rapat dan mengeksekusi keputusan adalah Alfred Sloan, mantan CEO General Motors. Ketika memulai rapat Sloan menegaskan tujuan rapat. Kemudian dia mendengarkan tanpa bertanya kecuali sekedar untuk klarifikasi terhadap point-point yang dirasa belum jelas. Pada akhir rapat dia membuat kesimpulan dan mengucapkan terima kasih pada peserta rapat. Sesudahnya Sloan membuat memo berisi ringkasan diskusi selama rapat, kesimpulan dan menentukan staf/eksekutif yang bertanggung jawab atas eksekusi putusan rapat sekaligus memberi deadline. Selanjutnya memo tersebut disalin (copy) dan dibagikan kepada seluruh peserta rapat.

Setiap pemimpin efektif mengerti bahwa layaknya pedang bermata dua, sebuah rapat bisa menjadi sangat efektif atau sebaliknya sekedar menjadi ajang debat yang memboroskan waktu.